The slide's title, "Gestão do Tempo e Produtividade: Transformando Demanda em Resultado," highlights strategies for turning demands into tangible outcomes through effective time management and productivity. As a training-focused title slide, its subtitle emphasizes prioritization and efficiency in customer service delivery.

Gestão do Tempo e Produtividade: Transformando Demanda em Resultado

Treinamento Focado em Priorização e Eficiência no Atendimento ao Cliente.

The slide emphasizes that time is a fixed resource, so instead of managing it directly, focus on managing available energy and priorities. It aims to shift from reactive firefighting to proactive future planning, defining true productivity as accomplishing what truly matters rather than just completing more tasks.

Não Gerenciamos Tempo, Gerenciamos Prioridades

• Tempo é recurso fixo: foque na gestão de energia disponível.

• Objetivo: saia do reativo (apagando incêndios) para proativo (planejando futuro).

• Produtividade é fazer o que importa, não apenas mais tarefas.

Source: Apresentação: Gestão do Tempo e Produtividade para Atendimento

The slide "Quem Está Roubando Sua Produtividade?" identifies common productivity thieves, including chronic multitasking due to the misconception of simultaneous efficiency and its high context-switching costs, unfiltered interruptions from colleagues, chats, and emails that could wait, lack of clarity in prioritizing tasks or demands, and excessive perfectionism that wastes time on already quality work with diminishing returns. It concludes with an action step to identify and neutralize these time stealers.

Quem Está Roubando Sua Produtividade?

• Multitarefa Crônica: Crença errada em eficiência simultânea (alto custo de troca de contexto).

• Interrupções Não Filtradas: Colegas, chats e e-mails que podem esperar.

• Falta de Clareza: Dificuldade em priorizar tickets ou demandas no momento.

• Perfeccionismo Excessivo: Tempo extra em tarefas já de qualidade (retornos decrescentes).

• Ação: Identifique e neutralize esses ladrões de tempo.

This section header slide, titled "Decisões Rápidas: O que Fazer Primeiro?" and numbered 02, introduces a focus on making quick decisions by addressing what to tackle first. Its subtitle emphasizes differentiating urgency from importance to prioritize effectively and achieve tangible results.

02

Decisões Rápidas: O que Fazer Primeiro?

Diferencie urgência de importância para priorizar e obter resultados reais.

The Eisenhower Matrix distinguishes between urgent tasks, which demand immediate attention due to deadlines, crises, or external pressures, and important ones, which align with long-term goals, mission, and outcomes. A common mistake is spending 80% of time on urgent but unimportant activities, often called the Quadrant of Distraction.

Matriz de Eisenhower: Urgente vs. Importante

• Urgente: Exige atenção imediata, ligado a prazos, crises ou demandas externas.

• Importante: Contribui para objetivos, missão e resultados de longo prazo.

• Erro comum: Passar 80% do tempo em tarefas urgentes mas não importantes (Quadrante da Distração).

Source: Apresentação: Gestão do Tempo e Produtividade para Atendimento

The slide outlines practical actions for the four quadrants of the Eisenhower Matrix. In Quadrants 1 (Urgent and Important) and 2 (Not Urgent but Important), prioritize immediate crisis resolution and schedule dedicated time for long-term planning and training; in Quadrants 3 (Urgent but Not Important) and 4 (Not Urgent and Not Important), delegate routine interruptions and eliminate unnecessary distractions to optimize energy and time.

Ações Práticas para os 4 Quadrantes

| Quadrante 1: FAZER AGORA Quadrante 2: AGENDAR | Quadrante 3: DELEGAR Quadrante 4: ELIMINAR |

| Quadrante 1 (Urgente + Importante): Lide com crises imediatamente para resolver problemas críticos.

Quadrante 2 (Não Urgente + Importante): Foque em planejamento e treinamento, agendando tempo dedicado para atividades de alto valor a longo prazo. | Quadrante 3 (Urgente + Não Importante): Delegue interrupções e tarefas rotineiras a outros para liberar seu tempo.

Quadrante 4 (Não Urgente + Não Importante): Elimine distrações e burocracia desnecessária para evitar desperdício de energia. |

The Método ABC classifies daily tasks into three categories: A for critical items with high impact and short deadlines that should be done today, ideally by yourself (Q1/Q2); B for important tasks with medium impact and flexible deadlines that can be delegated or postponed; and C for routine, low-impact activities to handle in spare time. The golden rule is to never start a B task while an A remains pending.

Método ABC: Classificação Diária

• A - Críticas: Alto impacto, prazo curto; fazer hoje, idealmente por você (Q1/Q2).

• B - Importantes: Médio impacto, prazo flexível; delegar ou adiar.

• C - Rotina: Baixo impacto; realizar em tempo livre.

• Regra de Ouro: Não inicie tarefa B com A pendente.

This slide introduces Section 3, titled "Ferramentas e Estratégias de Foco," which focuses on tools and strategies for maintaining concentration. It emphasizes learning to organize daily routines and shield time from interruptions.

Ferramentas e Estratégias de Foco

03

Ferramentas e Estratégias de Foco

Aprender a organizar o dia a dia e proteger o tempo das interrupções.

Source: Gestão do Tempo e Produtividade para Atendimento

--- Speaker Notes: Objetivo: Aprender a organizar o dia a dia e proteger o tempo das interrupções. Conteúdo Principal: 1. Time Blocking e Técnica Pomodoro. 2. Sistemas KanBan (Visão de Fluxo). 3. Estratégia 'Inbox Zero'.

Time blocking involves scheduling daily activities in fixed time slots, with dedicated blocks for deep work on high-priority tasks to maintain structure and focus. The Pomodoro technique complements this by using 25-minute intense focus sessions followed by short breaks, helping to combat procrastination and sustain high energy levels.

Time Blocking e Pomodoro: Proteja Seu Foco

• Agende atividades em blocos de tempo fixos para estrutura diária.

• Reserve blocos para Deep Work em tarefas de Prioridade A.

• Aplique sessões de 25 minutos de foco intenso seguidas de pausas.

• Combata procrastinação e mantenha energia alta com Pomodoro.

The slide discusses transforming chaos into order through a demand funnel, featuring the KanBan system on the left, which uses columns like "To Do," "In Progress," and "Completed" to visualize ticket flow, preventing hidden tasks and limiting work in progress (WIP). On the right, it outlines the "Inbox Zero" strategy, treating inboxes for emails and tickets as processing funnels rather than storage, with the two-minute rule: complete tasks immediately if possible, or schedule/delegate them otherwise.

Do Caos à Ordem: Funil de Demandas

The slide introduces the section titled "Velocidade É Confiança" as part of Module 4. It highlights the impact of response time on building trust, with a subtitle emphasizing time management for enhancing performance and customer satisfaction.

Velocidade É Confiança: O Impacto do Tempo de Resposta

MÓDULO 4

Velocidade É Confiança

Gestão do tempo para performance e satisfação do cliente

Source: Gestão do Tempo e Produtividade para Atendimento

--- Speaker Notes: Objetivo: Conscientizar sobre como a gestão eficaz do tempo se traduz em performance e satisfação do cliente. Conteúdo: 1. SLA e Expectativa. 2. Eficiência e o Custo da Multitarefa. 3. O TMR como feedback de processo.

The slide on SLA (Service Level Agreement) explains that it establishes the maximum time allowed for responding to or resolving customer issues, warning that slow responses lead to frustration, customer churn, and reputational damage. It emphasizes that quick responses build trust and loyalty, with the goal of exceeding SLA targets while maintaining high service quality.

SLA: Acordo de Nível de Serviço

• SLA define tempo máximo para resposta ou resolução ao cliente.

• Respostas lentas causam frustração, churn e dano à reputação.

• Respostas rápidas constroem confiança e fomentam lealdade do cliente.

• Meta: Superar SLA sem comprometer a qualidade do serviço.

Multitasking significantly increases the total time to complete tasks and raises context-switching costs, such as alternating between five tickets in 10 minutes. To boost efficiency, adopt focused work batches—like dedicating 30 minutes solely to type B emails or type A tickets—and monitor TMR to improve prioritization and minimize distractions.

O Custo Oculto da Multitarefa

• Multitarefa aumenta drasticamente o tempo total para concluir tarefas.

• Alternar entre 5 tickets em 10 minutos eleva custos de contexto.

• Adote lotes de trabalho focado para maior eficiência.

• Exemplo: 30 minutos só para e-mails tipo B.

• Exemplo: 30 minutos dedicados apenas a tickets A.

• Monitore TMR para avaliar priorização e redução de distrações.

Source: Gestão do Tempo e Produtividade para Atendimento

--- Speaker Notes: • Quando alternamos entre 5 tickets em 10 minutos, o tempo total para fechar cada um aumenta drasticamente.

• Solução: Focar em lotes de trabalho. Ex: 30 minutos apenas respondendo e-mails B, 30 minutos apenas resolvendo tickets A.

• TMR como Métrica: O Tempo Médio de Resposta é um indicador de quão bem você está priorizando e se livrando das distrações.

The agenda slide outlines a presentation structure on boosting productivity, starting with an introduction to priorities and adopting a proactive mindset. It then covers diagnosing time thieves like multitasking and interruptions, prioritization methods such as the Eisenhower Matrix and ABC technique, organization strategies including Time Blocking, Pomodoro, and Inbox Zero, and finally improving response times and efficiency to cut multitasking costs.

Agenda: Estrutura da Apresentação

1. Introdução e Mindset

Entenda prioridades e mude para modo proativo.

1. Diagnóstico: Ladrões de Tempo

Identifique multitarefa e interrupções que roubam produtividade.

1. Métodos de Priorização

Aplique Matriz de Eisenhower e Método ABC diariamente.

1. Estratégias de Organização

Use Time Blocking, Pomodoro e Inbox Zero para foco.

1. Tempos de Resposta e Eficiência

Melhore SLA e reduza custos da multitarefa.

Source: Gestão do Tempo e Produtividade para Atendimento

The slide, titled "Pronto para Gerenciar Suas Prioridades?" (Ready to Manage Your Priorities?), serves as a conclusion emphasizing that productivity is intentional and focus is key. It urges immediate implementation of the Eisenhower Matrix in daily routines to achieve results tomorrow.

Pronto para Gerenciar Suas Prioridades?

Lembre-se: Produtividade é intencional. Foco é a chave.

Implemente hoje para resultados amanhã. Aplique a Matriz de Eisenhower em sua rotina diária.

Source: Marilda Borges / Desenvolvimento Humano e Remuneração / mlisboa@brasal.com.br

--- Speaker Notes: Mensagem Final: Lembre-se: Produtividade é intencional. Foco é a chave. Closing message: Implemente hoje para resultados amanhã. Call-to-action: Aplique a Matriz de Eisenhower em sua rotina diária.