The slide's title, "Gestão do Tempo e Produtividade: Transformando Demanda em Resultado," emphasizes transforming demands into effective outcomes through time management and productivity strategies. Its subtitle describes the content as a training program centered on prioritization and efficiency in customer service.

Gestão do Tempo e Produtividade: Transformando Demanda em Resultado

Treinamento Focado em Priorização e Eficiência no Atendimento ao Cliente.

The slide titled "Não Gerenciamos Tempo, Gerenciamos Prioridades" emphasizes that time is a fixed resource, so one should focus on available energy rather than trying to manage time itself. It advocates shifting from reactive firefighting to proactive future planning, while defining true productivity as doing what truly matters instead of simply doing more.

Não Gerenciamos Tempo, Gerenciamos Prioridades

• Tempo é recurso fixo: foque na energia disponível.

• Saia do reativo (apagando incêndios) para proativo (planejando futuro).

• Produtividade: faça o que importa, não faça mais.

Source: Gestão do Tempo e Produtividade para Atendimento

The slide "Quem Está Roubando Sua Produtividade?" highlights key productivity thieves, including chronic multitasking with its high context-switching costs, unfiltered interruptions from colleagues, chats, and emails, lack of clarity in prioritizing tasks, and excessive perfectionism leading to diminishing returns. It concludes with a call to action: identify and neutralize these time thieves.

Quem Está Roubando Sua Produtividade?

• Multitarefa Crônica: Alto custo de troca de contexto.

• Interrupções Não Filtradas: Colegas, chats e e-mails disruptivos.

• Falta de Clareza: Dificuldade em priorizar tickets e demandas.

• Perfeccionismo Excessivo: Lei dos retornos decrescentes em tarefas.

• Ação: Identifique e neutralize ladrões de tempo.

This section header slide introduces Module 2, titled "Decisões Rápidas: O que Fazer Primeiro?" which focuses on making quick decisions about priorities. The subtitle emphasizes distinguishing between urgency, requiring immediate attention, and importance, which drives long-term results.

Módulo 2

Decisões Rápidas: O que Fazer Primeiro?

Diferencie urgência (atenção imediata) de importância (resultados de longo prazo).

The Eisenhower Matrix distinguishes between urgent tasks, which demand immediate attention like deadlines and crises, and important ones that support long-term goals and outcomes. A common mistake is devoting 80% of time to urgent but unimportant distractions.

Matriz de Eisenhower: Urgente vs. Importante

• Urgente: Requer atenção imediata, como prazos e crises.

• Importante: Contribui para objetivos e resultados de longo prazo.

• Erro comum: Gastar 80% do tempo em tarefas urgentes, mas não importantes (distrações).

The slide outlines practical actions for Stephen Covey's four-quadrant time management matrix, focusing on urgent and important tasks. In Quadrant 1 (Urgent + Important), execute crises immediately; in Quadrant 2 (Not Urgent + Important), schedule planning and development; in Quadrant 3 (Urgent + Not Important), delegate interruptions; and in Quadrant 4 (Not Urgent + Not Important), eliminate distractions to optimize time and focus.

Ações Práticas para os 4 Quadrantes

| Quadrante 1: FAZER AGORA Quadrante 2: AGENDAR | Quadrante 3: DELEGAR Quadrante 4: ELIMINAR |

| Quadrante 1 (Urgente + Importante): Crises e demandas imediatas. Execute agora para resolver problemas urgentes que impactam resultados.

Quadrante 2 (Não Urgente + Importante): Planejamento e desenvolvimento. Agende tempo dedicado para atividades de longo prazo, como treinamento, para construir eficiência sustentável. | Quadrante 3 (Urgente + Não Importante): Interrupções e tarefas rotineiras. Delegue para outros para liberar seu foco em prioridades reais.

Quadrante 4 (Não Urgente + Não Importante): Distrações e atividades desnecessárias. Elimine completamente para evitar desperdício de tempo e energia. |

The Método ABC classifies daily tasks into three categories: A for critical items with high impact and short deadlines that must be done today and personally prioritized; B for important tasks with medium impact and flexible deadlines that can be delegated or postponed; and C for routine, low-impact activities to handle only when time allows. The golden rule is to never start B tasks while any A tasks remain pending.

Método ABC: Classificação Diária

• A - Críticas: Alto impacto, prazo curto; fazer hoje e priorizar pessoalmente.

• B - Importantes: Médio impacto, prazo flexível; delegar ou adiar.

• C - Rotina: Baixo impacto; realizar quando sobrar tempo.

• Regra de Ouro: Não inicie tarefas B com A pendentes.

This section header slide introduces "Ferramentas e Estratégias de Foco" as the third main topic. It features a subtitle emphasizing learning to organize daily routines and shield time from interruptions.

03

Ferramentas e Estratégias de Foco

Aprender a organizar o dia a dia e proteger o tempo das interrupções.

Time Blocking involves scheduling activities in fixed blocks to optimize your day, particularly applying it to Deep Work for high-priority tasks. The Pomodoro technique complements this by working in focused 25-minute intervals followed by 5-minute breaks, helping to combat procrastination and sustain energy.

Time Blocking e Pomodoro: Proteja Seu Foco

• Agende atividades em blocos fixos para otimizar o dia.

• Aplique Time Blocking em Deep Work para tarefas A.

• Trabalhe 25 minutos focados seguidos de 5 minutos de pausa.

• Use Pomodoro para combater procrastinação e manter energia.

The slide outlines a demand funnel approach to transform chaos into order by visualizing ticket flow through Kanban columns like To Do, In Progress, and Completed, while limiting work in progress to avoid overload and hidden tasks. It also promotes achieving inbox zero by treating the inbox as a processing tool rather than storage, and applying the 2-minute rule to handle quick tasks immediately or schedule/delegate others.

Do Caos à Ordem: Funil de Demandas

• Visualize ticket flow using KanBan columns: To Do, In Progress, Completed.

• Limit Work In Progress (WIP) to prevent hidden tasks and overload.

• Achieve Inbox Zero by treating inbox as a processing funnel, not storage.

• Apply 2-Minute Rule: complete quick tasks now or schedule/delegate longer ones.

This section header slide introduces Module 4, titled "Velocidade É Confiança: Impacto do Tempo de Resposta," within the broader presentation on time management and productivity. It emphasizes raising awareness about how response times influence overall performance and customer satisfaction.

Gestão do Tempo e Produtividade: Transformando Demanda em Resultado

Módulo 4

Velocidade É Confiança: Impacto do Tempo de Resposta

Conscientizando sobre como tempos de resposta afetam performance e satisfação do cliente

Source: Apresentação: Gestão do Tempo e Produtividade para Atendimento

--- Speaker Notes: Objetivo: Conscientizar sobre gestão de tempo em performance e satisfação. Conteúdo: 1. SLA. 2. Eficiência e Multitarefa. 3. TMR como feedback.

The slide on SLA (Service Level Agreement) explains that it sets the maximum time for responses or issue resolutions, while delays can lead to customer frustration, churn, and reputational harm. It emphasizes that quick responses build trust and loyalty, with the goal of exceeding SLA targets without sacrificing quality.

SLA: Acordo de Nível de Serviço

• SLA define o tempo máximo para resposta ou resolução.

• Atrasos geram frustração, churn e danos à reputação.

• Respostas rápidas constroem confiança e lealdade do cliente.

• Meta: Superar o SLA sem comprometer a qualidade.

Multitasking, such as switching between tickets, increases overall resolution time due to context-switching costs, while focusing on batches of work helps reduce these inefficiencies. The slide recommends prioritizing effectively with TMR, using examples like dedicating 30 minutes exclusively to emails or tickets A, to optimize productivity and avoid multitasking altogether.

O Custo Oculto da Multitarefa

• Alternar entre tickets aumenta o tempo total de resolução.

• Focar em lotes de trabalho reduz custos de troca de contexto.

• Exemplo: 30 minutos exclusivos para e-mails ou tickets A.

• TMR indica priorização eficaz e foco no essencial.

• Evite multitarefa para otimizar eficiência e produtividade.

The agenda slide "Consolidação: Sua Rotina de Produtividade" outlines a productivity routine starting with an introduction to shifting from reactive firefighting to proactive planning, followed by diagnosing common time thieves like multitasking, interruptions, and perfectionism. It then covers prioritization methods such as the Eisenhower Matrix and ABC classification, organization strategies including Time Blocking, Pomodoro, Kanban, and Inbox Zero, and ends with optimizing response times through SLA management, reduced multitasking, and TMR tracking.

Consolidação: Sua Rotina de Produtividade

1. Introduction and Mindset

Shift from reactive firefighting to proactive planning.

1. Diagnosing Time Thieves

Identify multitasking, interruptions, and perfectionism pitfalls.

1. Prioritization Methods

Apply Eisenhower Matrix and ABC classification techniques.

1. Organization Strategies

Use Time Blocking, Pomodoro, Kanban, and Inbox Zero.

1. Response Time Optimization

Manage SLAs, reduce multitasking, and track TMR metrics.

Source: Gestão do Tempo e Produtividade para Atendimento

--- Speaker Notes: Ações Imediatas: Planeje com Matriz (5 tarefas); Agende Deep Work; Limpe Inbox com Regra 2 Min. Homework: Auditoria de interrupções; Reduza inbox 50% em 30 min.

The slide, titled "Pronto para Gerenciar Suas Prioridades?" (Ready to Manage Your Priorities?), serves as a conclusion emphasizing that productivity is intentional and focus is the key to success. It includes a subtitle encouraging the application of discussed strategies to daily routines for transformative results.

Pronto para Gerenciar Suas Prioridades?

Lembre-se: Produtividade é intencional. Foco é a chave.

Aplique essas estratégias na sua rotina diária para resultados transformadores.

Source: Marilda Borges / mlisboa@brasal.com.br

--- Speaker Notes: Mensagem final: Produtividade é intencional. Foco é a chave. Inclua contato para follow-up.