Organizador Gráfico: Fundamentos y Gestión de Documentos Electrónicos

Organizador Gráfico: Gestión de Documentos Electrónicos

Evidencia de comprensión teórica de la guía

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• Conceptos Fundamentales
• Clases y Estructura del Documento Electrónico
• Características Esenciales
• Expediente Electrónico de Archivo
• Foliación e Índice Electrónico

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• Conceptos Fundamentales
• Comparativa de Documentos:
• - Electrónico (informal, alterable)
• - Electrónico de Archivo (valor institucional, inalterable)
• - Digitalizado (copia fiel de físico)
• Clases y Estructura del Documento Electrónico
• Clases:
• - Nativos Electrónicos (digital desde origen)
• - Reproducciones Digitales (digitalización de físico)
• Estructura:
• - Física (bits, formato de archivo)
• - Lógica (interpretación de contenido)
• Características Esenciales
• Atributos Clave:
• - Autenticidad (quién lo creó)
• - Integridad (no alterado)
• - Fiabilidad (refleja hechos)
• - Disponibilidad (recuperable y usable)
• Valor Archivístico:
• - Vínculo (relación con otros documentos)
• - Contenido Estable (mensaje fijo)
• - Forma Documental Fija (apariencia constante)
• Expediente Electrónico de Archivo
• Definición:
• - Conjunto de documentos electrónicos vinculados
• - Corresponde a un trámite o asunto específico
• - Mantiene valor probatorio y ordenación lógica
• Elementos:
• - Documentos Electrónicos (piezas de info)
• - Índice Electrónico (garantiza integridad)
• - Firma Electrónica/Digital (autenticidad)
• - Metadatos (info técnica y administrativa)
• Foliación e Índice Electrónico
• Foliado Electrónico:
• - Número consecutivo y único
• - Vinculado a metadatos
• - Orden de gestión
• - Generación automática por sistema
• Índice Electrónico:
• - Objeto digital que lista documentos del expediente
• - Verifica no alteración
• - Incluye: Identificador, Listado de folios, Huella Digital, Fecha/hora de cierre, Firma

Conceptos Fundamentales

Definición y Comparación de Documentos

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• Nativos Electrónicos: Elaborados desde su inicio en medios electrónicos, nunca han existido en papel.
• Reproducciones Digitales: Resultado de la digitalización de documentos originalmente en soporte físico.

• Estructura Física (Continente):
• Se refiere a los bits, hardware de almacenamiento y formato de archivo (ej. PDF/A, XML).
• Permite que los datos se guarden en un soporte tecnológico.
• Estructura Lógica (Organización Interna):
• Permite que el software interprete los datos para que el usuario vea el contenido de forma coherente.
• Incluye elementos como títulos, párrafos, firmas, etc.

• Autenticidad: Garantía de que el documento es lo que afirma ser y ha sido creado por la entidad indicada. Se logra mediante firmas digitales o metadatos.
• Integridad: Certeza de que el documento permanece completo e inalterado desde su creación.
• Fiabilidad: El contenido representa fielmente las actividades o hechos que documenta.
• Disponibilidad (Usabilidad): Capacidad de ser localizado, recuperado, presentado e interpretado a lo largo del tiempo.

• Vínculo Archivístico: Relación lógica entre un documento y otros documentos del mismo trámite o expediente.
• Contenido Estable: El mensaje o información del documento no cambia una vez finalizada su producción.
• Forma Documental Fija: El documento mantiene su apariencia y estructura original cada vez que se visualiza.

Expediente Electrónico de Archivo

Definición y Elementos Clave

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• Es el conjunto de documentos electrónicos vinculados entre sí.
• Corresponde a un mismo trámite, procedimiento o asunto administrativo.
• Mantiene su valor probatorio y su ordenación lógica dentro de un sistema de gestión documental.

• Documentos Electrónicos: Las piezas individuales de información.
• Índice Electrónico: Documento que garantiza la integridad del expediente y permite su consulta ordenada.
• Firma Electrónica o Digital: Garantiza la autenticidad del expediente y sus folios.
• Metadatos: Información técnica y administrativa asociada (fecha, autor, serie, etc.).

Foliado Electrónico Asociación de un número consecutivo a cada documento dentro del expediente electrónico para garantizar su orden y control.

Índice Electrónico Objeto digital que lista todos los documentos de un expediente, permitiendo verificar que no se han eliminado ni alterado piezas. Es la "hoja de control" que agrupa y protege el orden de todo el conjunto.

• Ser consecutiva y única dentro del expediente.
• Estar vinculada a los metadatos del documento.
• Asegurar que el orden de los folios corresponda al orden en que se gestionaron los documentos en el trámite.
• Ser generada de forma automática por el sistema de gestión.

• Identificador del expediente: Nombre o código único.
• Listado de folios: Relación de cada documento con su número de folio.
• Huella Digital (Hash): Un código alfanumérico único para cada documento que asegura que no ha sido modificado.
• Fecha y hora de cierre: Momento exacto en que se generó el índice.
• Firma del responsable: Quien garantiza la validez del expediente.

La gestión documental electrónica es crucial para la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información en el entorno digital.

Comprensión Integral de los Documentos y Expedientes Electrónicos

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